Ce n’est une surprise pour personne, Excel est depuis de nombreuses années un des logiciels les plus utilisés en entreprises pour ses fonctionnalités de calcul et d’analyse de données. Il est devenu courant d’observer les entreprises utiliser Excel comme un logiciel de gestion d’entreprise à part entière, ce qui expose ces structures à un risque majeur : la perte de données.
Dans cet article, nous montrerons que la perte de données à cause d’Excel n’est pas un cas isolé, mais un problème récurrent qui peut mettre en péril la stabilité et la croissance de votre entreprise.
La vulnérabilité de vos feuilles de calculs
La vulnérabilité des feuilles de calcul est extrêmement difficile à maîtriser pour toutes les entreprises. En effet, un certain niveau de compétence en Excel et une compréhension approfondie sont nécessaires pour une mise en place durable :
- Maîtriser les formules et des fonctions avancées.
- Avoir des connaissances liées de l’utilisation des tableaux et graphiques dynamiques.
- Avoir la capacité de manipuler des données via les filtres et les tris.
- Appliquer des principes de validation des données saisies.
- Maîtriser la mise en place de modèles et de macros.
- Suivre les bonnes pratiques qui évoluent avec les différentes versions.
Nous pouvons constater que le niveau de compétence requis pour mettre en place un fichier Excel qui limitera les erreurs est assez élevé. Outre le besoin de compétences pour la création, il est évident que les utilisateurs quotidiens doivent également présenter un niveau similaire. En réunissant ces conditions, nous pouvons garantir qu’il est impossible d’assurer que le fichier ne sera pas corrompu avec le temps.
L’altération des fichiers peut prendre différentes formes, certaines vous seront familières puisqu’elles sont fréquentes, tandis que d’autres peuvent être plus surprenantes :
- La corruption physique qui peut se produire en raison de problèmes matériels (pannes de disques durs, coupures de courant, etc.).
- La corruption logicielle qui peut survenir en cas d’incompatibilités de versions d’Excel.
- Les virus et logiciels puisqu’il existe des macros malveillantes qui peuvent compromettre l’ensemble des données.
- Les fermetures incorrectes qui peuvent survenir lorsque l’on travaille sur un fichier.
- La taille excessive des fichiers qui, parfois, sont utilisés pendant plusieurs années.
- Les erreurs de manipulation humaine qui, malheureusement, font partie du quotidien des utilisateurs (suppression ou modification accidentelle de données, erreurs de copier-coller, incohérences de mise en forme, partage non sécurisé en dehors de l’entreprise, utilisation de versions obsolètes).
Les risques pour votre société
La vulnérabilité des feuilles de calcul doit obligatoirement être perçue comme un coût latent et peut entraîner des conséquences variables :
- Décisions financières erronées et pertes financières importantes.
- Retards dans les processus conduisant à une perte de productivité et, par conséquent, à une augmentation des coûts opérationnels.
- Coûts de récupération des données qui peuvent être extrêmement élevés si elles sont complexes.
- Perte de clients et de contrats si la confiance est rompue avec les clients en raison d’un manque de rigueur des données.
- Litiges juridiques lorsque les erreurs financières sont importantes.
Il est donc crucial de prendre conscience de ces différents risques et de considérer sérieusement des solutions alternatives à Excel.
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