Plutôt Excel ou ERP ?
Pendant de nombreuses années, Excel a été l’outil de choix pour de nombreuses entreprises. Cependant, avec l’évolution technologique, les systèmes ERP ont émergé comme une alternative efficace à Excel. Ainsi, les dirigeants se retrouvent alors face à un dilemme : maintenir la gestion d’entreprise avec Excel, ou bien s’orienter vers un outil plus moderne au risque de bousculer le quotidien ?
Excel et les tableurs plus généralement sont utilisés par une grande majorité des entreprises pour des problématiques de gestion. En effet, ces outils sont faciles d’accès, flexibles, et permettent de traiter des données sous divers formats. Néanmoins, il est important de garder à l’esprit que l’utilisation des tableurs pour la gestion d’une entreprise peut atteindre ses limites. Nous souhaitons à travers ce post proposer un comparatif pour informer des différences entre les deux types d’outils.
Les informations ci-dessous se basent sur le potentiel théorique des outils, mais il convient de prendre en compte les spécificités de chaque entreprise avant de prendre une décision.
Collecte de données
Excel offre la possibilité de collecter des données provenant de différentes sources, mais cela peut parfois entraîner des erreurs de saisie et d’interprétation des données. En effet, c’est un outil qui repose sur une saisie manuelle de données, ce qui peut augmenter le risque d’erreurs humaines. Les ERP ont des fonctionnalités de collecte de données intégrées et peuvent être automatisés. De plus, certains champs de saisie d’informations sont paramétrés de telle manière à limiter les erreurs humaines.
Stockage de données
Excel stocke les données dans des tableurs individuels, ce qui peut être pratique pour les petites entreprises, mais deviendra difficile à gérer à mesure que les données se multiplient. Les ERP stockent l’information dans une base de données centralisée pour une gestion et une utilisation efficace. En outre, l’information est stockée adéquatement pour être exploitable à tout moment.
Analyse de données
Exploitation de données
Contrôle d’accès
Sécurité des données sensibles
Audit des données
- Transparence dans les actions
- Responsabilisation accrue en matière de gestion des données
- Amélioration générale de l’intégrité des données
Sauvegarde et récupération des données
Capacité d’automatisation
Comme dit précédemment, Excel repose énormément sur de la saisie humaine avec une capacité d’automatisation limitée. En revanche, les ERP reposent sur des principes de flux automatisés préétablis, ou à créer. Lorsque les flux d’un processus métier sont spécifiques, des solutions comme le BPM (Business Process Management) peuvent s’avérer très efficaces.
Comme le BPM reste encore relativement méconnu, il sera intéressant d’approfondir ce sujet dans un post dédié.
Complexité de l’automatisation
Évolution de l’automatisation
Investissement initial
L’investissement initial pour un ERP est plus élevé que celui pour Excel, mais cela peut être compensé par une amélioration de la productivité et une réduction des coûts à long terme.
Gain de productivité
L’automatisation et l’intégration de processus métiers offertes par un ERP peuvent améliorer considérablement la productivité de l’entreprise. Compte tenu de la réduction des délais de traitement, les employés peuvent se focaliser sur des tâches à plus fort valeur ajoutée.
Réduction des erreurs
L’utilisation d’un ERP permet de réduire les erreurs de saisie de données et autres erreurs humaines. A terme, cela peut réduire les coûts associés à la correction des erreurs et améliorer la qualité des produits et des services.
Amélioration de la visibilité
Utiliser un ERP permet de suivre plus facilement les données financières de l’entreprise. Cette visibilité aide à prendre des décisions informées en matière d’investissement, de budgétisation et de planification financière.
Accessibilité des données
L’accès aux données stockées dans Excel peut être limité aux utilisateurs autorisés sur le même ordinateur ou réseau. A l’inverse, les ERP peuvent offrir une accessibilité aux données à distance pour les utilisateurs autorisés, le tout via une connexion Internet.
Accessibilité technique
Comparé à Excel, l’utilisation d’un ERP peut nécessiter des compétences techniques plus avancées initialement. Cependant, une fois formé sur l’ERP, l’utilisateur peut bénéficier d’une interface utilisateur nettement plus conviviale et personnalisable.
Accessibilité géographique
Évolutivité fonctionnelle
L’ERP évolue avec l’entreprise et offrent des fonctionnalités supplémentaires à mesure que les besoins changent. Excel lui peut rapidement atteindre ses limites en termes de fonctionnalités.
Évolutivité technique
Les ERP peuvent être mis à jour régulièrement avec les dernières technologies et mises à jour de sécurité, tandis que les feuilles de calcul Excel peuvent devenir obsolètes et potentiellement vulnérables aux cyberattaques.
Évolutivité des données
Les ERP offrent une base de données centralisée facilement accessible et mise à jour pour tous les utilisateurs autorisés. Au contraire, les données dans les feuilles de calcul Excel peuvent être dispersées et difficiles à suivre. Cela à tendance à rendre gestion des données difficile et propice aux erreurs.
Évolutivité de l’entreprise
Confort d’utilisation fonctionnelle
Les ERP offrent une interface utilisateur intuitive, personnalisable et adaptée aux besoins de chaque entreprise. Les interfaces sont généralement organisés en « modules« . Ainsi, un salarié peut donc manipuler un ou plusieurs modules pour réaliser ses missions.
Confort d’utilisation technique
Les ERP sont plus rapides, stables et performants qu »Excel grâce à des serveurs puissants et une infrastructure informatique robuste.
Confort d’utilisation collaboratif
Les ERP proposent des fonctionnalités de collaboration avancées telles que la gestion des tâches, les commentaires et les notifications lors de certaines actions.
Confort d’utilisation de la gestion des données
Les ERP offrent une gestion centralisée des données, facilitant l’accès ainsi que la mise à jour des données pour tous les utilisateurs autorisés. De ce fait, une cohérence des informations de l’entreprise est assurée, permettant d’éviter les doublons ou erreur de saisie.
En résumé, Excel est un outil de gestion efficace pour les petites entreprises, mais qui deviendra un jour limitant et limité. Un ERP est nettement supérieur en termes de fonctionnalités, de performances et de collaboration étant donné qu’il est conçu dans ce but. Néanmoins, Excel reste un très bon outil à utiliser pour certaines tâches et l’utilisation d’un ERP ne signifie pas l’abandon d’Excel.
